Il gestionale resta. Il lavoro a mano sparisce.
Collego il gestionale che avete già a e-commerce, CRM, Excel e ai PDF dei fornitori. Dove c'è un documento da capire ci metto gli agenti AI, con una persona che conferma. Si lavora a giornata, da 400 €, IVA non applicata (regime forfettario). Il fornitore resta il vostro: non cambiate niente.
Ditemi quale gestionale usate e cosa fate a mano · Prezzo a giornata in chiaro · Rispondo entro 24 ore
Il gestionale funziona. È tutto quello attorno che si fa a mano.
- Gli ordini arrivano dall'e-commerce e qualcuno li ricopia nel gestionale, uno per uno.
- Le fatture dei fornitori arrivano in PDF e si inseriscono a mano: righe, codici, quantità.
- Ogni lunedì una persona esporta un Excel dal gestionale, lo sistema e lo rimanda in giro via mail.
- CRM e gestionale non si parlano: la stessa anagrafica esiste due volte, e ogni tanto non coincide.
- Il report che serve al titolare il gestionale non lo fa: si esporta tutto e si rimonta in Excel.
- Il rivenditore ha detto che "non si può fare", oppure che serve un modulo che costa come il gestionale.
Non conta quale gestionale avete. Conta come si entra.
Con gli agenti AI il connettore specifico non è più il problema: si scrive in giornata per qualsiasi prodotto. Quello che decide se un'integrazione è facile o impossibile è la porta che il gestionale lascia aperta. Sono quattro, e le verifico nella prima giornata.
API documentate
FacileIl gestionale espone un'interfaccia per programmi. È il caso facile: il collegamento si scrive e si prova in giornata.
Export e import di file
FacileCSV, Excel, tracciati per la fatturazione elettronica. Quasi tutti li hanno, anche i gestionali vecchi. Si lavora sui file: robusto e semplice da verificare.
Accesso al database
FattibileIl gestionale gira su un server vostro e il fornitore concede l'accesso ai dati. Fattibile, con cura: si legge tutto, si scrive solo dove è sicuro.
Solo interfaccia a video
Da evitareNiente API, niente export, niente database: si entra solo cliccando. Si può automatizzare, ma è fragile e si rompe a ogni aggiornamento. Ve lo sconsiglio, e ve lo dico prima.
Se il vostro gestionale è nel quarto caso, ve lo dico dopo la prima giornata e vi costa quella. Non un progetto per scoprire che non si poteva fare.
Uno strato sopra il gestionale, non un gestionale nuovo.
Il gestionale è bravo a tenere i dati. È pessimo a capire un PDF, una mail, un listino in Excel fatto da un fornitore. Quello lo fa un modello, accanto: legge, propone, e il gestionale riceve un dato già nel suo formato.
Legge i documenti al posto vostro
Fatture, ordini, listini, mail dei fornitori: l'AI li legge, ne estrae le righe e prepara il record nel formato che il gestionale si aspetta. Il lavoro a mano diventa un controllo a colpo d'occhio.
Una persona conferma, sempre
Niente scrive nel gestionale da solo. L'AI propone, una persona vede la proposta e approva. È il modo per avere la velocità senza il rischio di un dato sbagliato in contabilità.
Se l'AI non serve, te lo dico
Metà delle integrazioni non ha bisogno di un modello: basta un collegamento fatto bene. In quel caso si fa quello, costa meno e non si rompe. L'AI entra dove c'è un documento da capire, non per moda.
Cosa cambia, reparto per reparto.
Sono i lavori che incontro più spesso. Niente percentuali: dipende da quanti documenti passano da voi. Lo schema invece è sempre lo stesso: il lavoro a mano sparisce, e dove serve una persona conferma.
Fatture dei fornitori
- Oggi
- I PDF arrivano per mail e qualcuno ricopia righe, codici e importi nel gestionale.
- Dopo
- Il PDF viene letto e le righe arrivano nel gestionale già abbinate al fornitore e agli articoli.
- Chi conferma
- Chi registra le fatture, con un clic.
Listini dei fornitori
- Oggi
- Ogni fornitore manda un Excel diverso. I prezzi si aggiornano a mano, o non si aggiornano.
- Dopo
- Il listino viene letto e confrontato con l'anagrafica: le differenze arrivano come proposta di aggiornamento.
- Chi conferma
- Il responsabile acquisti.
Ordini da e-commerce e mail
- Oggi
- Gli ordini si ricopiano nel gestionale uno per uno, e quelli che il cliente manda per mail pure.
- Dopo
- Gli ordini online entrano da soli. Quelli via mail o PDF diventano una bozza d'ordine.
- Chi conferma
- L'ufficio ordini, sulle bozze.
Giacenze allineate
- Oggi
- La disponibilità online non coincide con il magazzino, e ogni tanto si vende quello che non c'è.
- Dopo
- Giacenze allineate tra gestionale ed e-commerce, con un avviso quando un articolo scende sotto scorta.
- Chi conferma
- Nessuno: è un collegamento. Si guarda il riepilogo.
CRM e gestionale
- Oggi
- Anagrafiche doppie, e il commerciale non vede fatturato e insoluti del cliente che sta chiamando.
- Dopo
- Un'anagrafica sola, sincronizzata: nel CRM compaiono i dati che contano del gestionale.
- Chi conferma
- Chi cura le anagrafiche, solo quando due dati non coincidono.
Richieste dei clienti
- Oggi
- Le mail dei clienti si leggono una per una, si cerca l'ordine nel gestionale, si risponde.
- Dopo
- La richiesta viene classificata e arriva con l'ordine già trovato e una risposta in bozza.
- Chi conferma
- L'operatore, che corregge e invia.
A giornata, detto prima.
Le integrazioni si vendono a giornate perché è così che si fanno: un pezzo alla volta, verificato con dati veri. Tutti i prezzi: IVA non applicata (regime forfettario), senza canone.
A giornata
Il modo normale di lavorare sulle integrazioni: si decide cosa fare, si fa, si vede il risultato a fine giornata.
- La prima giornata verifica come si entra nel gestionale
- Ogni giornata finisce con qualcosa che funziona
- Si ferma quando volete voi, senza penali
- Con gli agenti AI: in una giornata quello che prima ne prendeva tre
A prezzo fisso
Quando il collegamento è uno solo e ben definito: un prezzo scritto prima di iniziare, e finisce lì.
- Un import che va sistemato
- Un collegamento che manca (e-commerce, spedizioniere, CRM)
- Un export che oggi si fa a mano
- Preventivo scritto, nessun canone
Per confronto: un modulo aggiuntivo del gestionale si paga a canone per sempre e fa quello che ha deciso il fornitore. Una giornata fa quello che serve a voi, e finisce.
Quattro passi, il primo è una verifica.
Call di 30 minuti
Mi dite quale gestionale usate e cosa oggi fate a mano. Se non ha senso automatizzarlo, lo dico lì.
Prima giornata: come si entra
Verifico API, export, accessi. Se il gestionale è chiuso e non si entra, finisce qui e lo sapete con certezza.
Il primo flusso, in produzione
Si parte da quello che vi costa più tempo. Funziona con dati veri prima di passare al successivo.
Consegna
Codice vostro, documentato, con scritto cosa fa e cosa fare se si ferma. Nessuna dipendenza da me.
Lavoro io sul codice, con gli agenti AI: parli con chi fa il lavoro. Se invece il gestionale è davvero da cambiare, il percorso è il gestionale su misura; se il pezzo che manca è il negozio online, guardate la realizzazione e-commerce.
Le domande che ricevo sull'integrazione del gestionale.
Quanto costa un'integrazione col gestionale?
A giornata, da 400 €, IVA non applicata (regime forfettario). Un collegamento singolo e ben definito si può fare anche a prezzo fisso, da 500 €. La prima giornata serve a verificare come si entra nel gestionale: se non si entra, finisce lì e non avete pagato un progetto per scoprirlo. Lo scope esatto si definisce nella call, il prezzo è scritto prima di iniziare.
Dobbiamo cambiare gestionale?
No, è il punto di tutta la pagina. Il gestionale resta il vostro, il fornitore resta il vostro, il canone che pagate resta quello. Si aggiunge un pezzo accanto che fa quello che oggi fate a mano. Se poi un giorno il gestionale va cambiato davvero, è un altro discorso e ha un'altra pagina.
Il nostro gestionale non ha le API. Si può fare lo stesso?
Quasi sempre sì, attraverso i file: export e import in CSV o Excel li hanno anche i gestionali di vent'anni fa, e i tracciati per la fatturazione elettronica sono uno standard. Se il gestionale gira su un server vostro, spesso si può leggere il database con il permesso del fornitore. L'unico caso che sconsiglio è quello in cui si entra solo cliccando a video: si può fare, ma si rompe a ogni aggiornamento.
Il fornitore del gestionale può opporsi?
Può, se il contratto vieta l'accesso ai dati o se non concede le credenziali. Per questo la prima giornata è una verifica e non un progetto: si legge il contratto, si chiede l'accesso, si prova. Nella maggior parte dei casi il fornitore preferisce che qualcuno faccia il collegamento piuttosto che sentirsi chiedere un modulo che non ha.
E se l'AI sbaglia a leggere una fattura?
Succede, ed è il motivo per cui niente entra nel gestionale senza una conferma umana. L'AI propone le righe, una persona le vede e approva con un clic. Il tempo si risparmia lo stesso, perché controllare una proposta è dieci volte più veloce che scrivere da zero, ma l'errore in contabilità non ci arriva.
Quanto tempo ci vuole?
Un collegamento singolo, con API o file, sta di solito in una o due giornate. Un flusso con documenti letti dall'AI e conferma umana, in tre-cinque. Sono ordini di grandezza, non promesse: il numero esatto esce dalla prima giornata, quando ho visto come si entra.
Il file che funziona davvero, e i tre punti in cui smette di reggere: più utenti, varianti e distinta base, preventivi configurabili.
Se il problema non è un collegamento ma il gestionale intero: fasce di prezzo reali e il punto di pareggio col canone.
Ditemi cosa fate a mano.
30 minuti gratuiti: mi dite quale gestionale usate e quale lavoro vi porta via tempo. Vi dico come si entra, quante giornate servono e se conviene. Se non conviene, lo dico lì.
30 minuti · Da 400 € al giorno · IVA non applicata (regime forfettario) · Risposta entro 24 ore