Quanto costa un gestionale personalizzato per un'azienda (e quando conviene rispetto al canone)

Se stai cercando quanto costa un gestionale su misura, probabilmente hai già davanti un preventivo per un gestionale a canone e vuoi capire se l'alternativa ha senso. La risposta breve la trovi più sotto, con i numeri. Ma la parte che conta è un'altra: quasi tutti fanno il confronto sbagliato.

Il confronto che quasi tutti sbagliano

Il preventivo di un gestionale standard mostra un canone mensile. Quello di un gestionale su misura mostra un costo di costruzione. Sono due numeri che non si possono mettere sulla stessa riga: uno è un affitto, l'altro è un acquisto.

Messi così, il canone vince sempre — il primo anno. La domanda utile non è quale numero è più basso oggi, ma dopo quanti anni si incrociano, e cosa succede alle due curve nel frattempo.

Perché non salgono allo stesso modo. Un canone cresce con gli utenti e con i moduli: assumete tre persone e il conto sale, senza che nessuno abbia preso una decisione. Un software che possedete non cresce con il numero di persone che lo usano — cresce solo quando decidete di aggiungerci qualcosa.

I numeri, come ordine di grandezza

Nessuno serio ti dà un listino, perché il prezzo dipende da quanto ne costruisci. Ma un ordine di grandezza si può dare, ed è quello che uso quando qualcuno me lo chiede in call:

• Una prima versione funzionante — il pezzo che usate ogni giorno, in produzione, con i dati veri dentro: indicativamente 15.000-40.000€.
• Un sistema che copre l'operatività — più reparti, integrazioni con quello che tenete, ruoli e permessi: 40.000-100.000€.
• Oltre quella soglia si costruisce a fasi, e chiunque vi proponga un unico progetto monolitico da centomila euro vi sta vendendo un rischio, non un software.

A questi va sommata la manutenzione annuale, che è una percentuale del costo di sviluppo. Non è un costo nascosto: è la differenza tra un software vivo e uno che tra tre anni nessuno vuole più toccare. Ne ho scritto in dettaglio in quanto costa sviluppare un software aziendale.

Il punto di pareggio, in pratica

Il calcolo che consiglio di fare prima di qualsiasi call, vostro, senza di me. Prendete il canone attuale — o quello che vi hanno proposto — e moltiplicatelo per dodici. Poi aggiungete, onestamente:

• i moduli che pagate e che nessuno apre;
• le personalizzazioni fatturate ogni volta come se fossero la prima;
• il costo delle persone che ogni mese ricopiano dati a mano perché il gestionale non fa quella cosa;
• gli aumenti degli ultimi tre rinnovi, proiettati sui prossimi tre.

Quel numero moltiplicato per cinque anni è il vero termine di paragone. Nella maggior parte dei casi che vedo, il punto di pareggio cade tra il terzo e il quinto anno — e da lì in poi la differenza smette di essere un pareggio e diventa un vantaggio che si allarga ogni anno.

Attenzione all'ultima voce dell'elenco, perché è quella che nessuno mette a bilancio: se una persona passa mezza giornata a settimana a fare copia-incolla tra due sistemi, quello è un costo annuale ricorrente che non compare in nessun preventivo.

Quando il canone vince, e ve lo dico io

Non sempre il su misura conviene, e chi ve lo vende sempre non sta guardando i vostri conti.

• Se il vostro processo è quello di tutti. Fatture, magazzino, scadenze, prima nota: se lavorate come lavorano tutti, un prodotto a catalogo costa meno e fa il suo. Comprate quello.
• Se siete pochi e restate pochi. Il vantaggio del su misura si accumula con gli utenti. Sotto una certa dimensione il pareggio arriva troppo tardi per contare.
• Se il processo cambia ogni sei mesi. Il software su misura fotografa un modo di lavorare. Se quel modo non è ancora stabile, cristallizzate il caos invece di risolverlo.
• Se l'orizzonte è corto. Vendita, fusione, cambio di assetto in vista: il pareggio a cinque anni non vi riguarda.

Cosa fa esplodere davvero il conto

Nella mia esperienza il preventivo non salta per il numero di schermate. Salta per tre cose, e vale la pena chiederle prima di firmare.

• Le integrazioni.Far parlare il gestionale con fatturazione elettronica, e-commerce o macchine di produzione dipende da com'è fatto l'altro lato — e quello non lo controlla nessuno dei due. È la voce che varia di più.
• La migrazione dello storico.Vent'anni di dati non si spostano con un import. Vanno capiti, ripuliti, verificati. Chi la mette a preventivo come una riga sola non l'ha ancora guardata.
• Lo scope che non era scritto."Poi ovviamente ci sarà anche…": tutto quello che sta dopo quel *ovviamente* è ciò che trasforma un preventivo in una discussione.

Prima di chiedere un preventivo

Il modo più economico per non sbagliare non è farsi fare tre preventivi da confrontare — che è il consiglio che ricevete sempre e che serve a poco, perché senza competenze tecniche i tre preventivi non sono confrontabili. È partire da un audit tecnico: due o tre giorni, un report scritto che è vostro comunque vada, e da lì lo scope si definisce con dei numeri sotto invece che a sensazione.

Se volete capire come funziona il lavoro vero — migrazione senza fermare l'azienda, codice di vostra proprietà, niente licenze per utente — ne parlo in gestionale su misura. Se invece il pezzo che vi sta stretto è la parte commerciale, il ragionamento è lo stesso e lo trovate sul CRM su misura.